Claves a considerar antes de contratar un proyecto de e-learning en instituciones educativas

Análisis de los aspectos de mayor trascendencia al momento de garantizar el éxito en proyectos de formación virtual, haciendo especial énfasis en el enfoque tecnológico de los proveedores y la selección de las soluciones más adecuadas a la necesidad de cada cliente.

por Carlos Biscay (director de e-ABC)

Hace algunos años atrás, cuando la formación en línea comenzaba a consolidarse como industria a nivel global y en América Latina empezaban a desarrollarse las primeras implementaciones de alto impacto, Elliott Masie, fundador de The MASIE Center y el Online Learning Council destacaba la estrecha relación entre competitividad y la educación virtual.

Pero además de subrayar el importante rol que esta modalidad de capacitación comenzaba a tener en todos sectores, y principalmente en el educativo y académico, el especialista apuntaba que cuando una organización decide implementar un sistema de e-learning, lo primero a tener en cuenta era que cada institución es única y que, al igual que ocurre con la vestimenta, no existe un talle que les calce a todos de la misma manera.

Por ello es importante considerar una serie de aspectos de máxima trascendencia a la hora de garantizar el éxito en proyectos de esta naturaleza. Y en particular, conocer el enfoque tecnológico propuesto por las empresas que se han identificado como potenciales proveedores de establecimientos educativos.

Es crucial contemplar ciertos puntos fundamentales en la firma que busca ofrecer sus servicios, como por ejemplo:
• si posee tecnología sólida, estable y suficientemente contrastada con experiencias constatables;
• si se trata de una empresa que entiende los procesos de aprendizaje además de la tecnología;
• cuál es el compromiso de esta compañía con la región en la que opera;
• si tiene un modelo de negocios con sentido para el ámbito en el cual opera; y
• si realmente está gestionando el conocimiento.

Un reciente Informe Especial de Tecnologías de e-learning publicado por la revista Learning Review aclaraba las características tecnológicas a tener en cuenta al momento de la implementación de proyectos de e-learning y los factores que se deben considerar para la selección del producto a utilizar.

En el proceso de implementación de un proyecto de gestión del conocimiento online, el factor tecnológico debe ser considerado tanto a nivel de aplicaciones como de contenidos. No importa cuál sea la aplicación (una plataforma de e-learning, una biblioteca digital, un administrador de conocimiento, o una solución de m-learning). Hay características comunes a tener en cuenta en este tipo de arquitecturas, donde los usuarios se conectan desde un cliente a un servidor.

Hay factores que debemos considerar especialmente para la selección del producto a utilizar para un centro educativo:
• Cliente: en general las aplicaciones actuales son compatibles con los navegadores más utilizados. Si hay un navegador predominante en nuestra comunidad de usuarios debemos estar seguros que la aplicación sea compatible con él. Además, debemos conocer qué características de los navegadores deben estar habilitadas, como los cookies, javascript, applets o Flash. Si nuestros contenidos necesitan Flash debemos también tener en cuenta la versión requerida.
• Servidor: debemos diferenciar si la aplicación se instalará en un servidor propio o si se terceriza el servicio. En el primer caso, las características del servidor están generalmente impuestas por el departamento de sistemas, ya sea porque que se deba utilizar un equipo ya existente, por políticas internas sobre el software autorizado, o por los conocimientos técnicos del personal interno que se hará cargo del mantenimiento.
• Comunicaciones: en el caso de implementaciones en intranets, muchas veces el ancho de banda compite directamente con otros sistemas de gestión. Es importante producir contenidos optimizados en bytes para reducir la transferencia de datos, con características de precarga (que la pantalla siguiente se transfiera mientras vemos la actual), y posiblemente prescindir de sonidos, videos o animaciones, siempre manteniendo el objetivo pedagógico de los contenidos. En caso de almacenarse puntajes SCORM o tracking de estado de completitud de cursos, deben informarse inmediatamente después de conocer el valor. Esto minimiza riesgos de perder datos por problemas de comunicaciones, usuarios que cierran pantallas, aplicaciones que se “cuelgan”, etc.
• Integraciones: es posible que precisemos integrar la implementación de e-learning a otros sistemas internos. En este sentido debemos analizar si el producto soporta capacidades específicas de integración, si permite agregar módulos o extensiones, si nos da la posibilidad de modificar el código fuente (y en ese caso, ¿contamos con los recursos de programación en el lenguaje de implementación del producto?), etc. También hay que considerar si se precisa que implemente estándares de portabilidad de contenidos (AICC, SCORM), de exportación de evaluaciones (QTI), de accesibilidad (WAI, Section 508), protocolos de integración de repositorios (SRU/SRW, OAI), o simplemente si nos permite configurarlo en diversos idiomas o personalizarlo gráficamente sin perder la compatibilidad de actualización entre versiones.

En conclusión, las aplicaciones no deben ser seleccionadas solamente por sus características comparativas directas, sino además por cómo se integran

a la plataforma tecnológica preexistente y la comunidad de usuarios.

Hay otros factores que influyen en la asignación de recursos de una implementación, y resulta muy importante conocer el proporcional en el esfuerzo total de ejecución de un proyecto que plantea cada institución, para saber si el proveedor está enfocado a las experiencias reales de mercado.

El Informe Especial de Tecnologías de e-learning publicado por la revista Learning Review, determinó una distribución promedio de cada uno de estos agentes, a partir del análisis de varios casos. El esquema resultante plantea la siguiente repartición: hosting (10%), configuración (5%), seguridad y monitoreo (5%), instalación (5%), corrección de errores (5%), actualizaciones (10%), administración de datos (5%), soporte pedagógico y funcional (10%), mantenimiento de software (10%), soporte técnico (15%), mantenimiento de servidores (15%) y diseño gráfico (5%).